Política de Tratamiento de Datos Personales

SERVICIOS TECNOLÓGICOS INTEGRALES COLOMBIA S.A.S., en adelante "SETIC" o "la Empresa", en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes y complementarias.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Definiciones

Para efectos de la presente política, se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Ámbito de Aplicación

Esta política aplica para toda la información personal recolectada, almacenada y utilizada por SETIC a través de:

• Nuestro sitio web oficial (https://setic.co)
• Formularios de contacto físicos y digitales
• Sistemas de software desarrollados por la empresa (aplicaciones personalizadas, soluciones empresariales)
• Seway Plus (aplicación móvil para gestión de transporte)
• Sistemas de ubicación GPS y monitoreo de rutas logísticas
• Servicios de consultoría tecnológica
• Comunicaciones telefónicas y correo electrónico
• Cualquier otro medio de recolección de datos implementado por la empresa

4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

SETIC se compromete a cumplir los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de datos se realizará conforme a las disposiciones vigentes aplicables.
• Principio de Finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, la cual será informada al titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernen.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.

5. Tipos de Datos Personales Recolectados

SETIC puede recolectar las siguientes categorías de datos personales:

5.1. Datos de Identificación y Contacto

• Nombre completo
• Número de identificación (cédula, NIT, pasaporte)
• Correo electrónico
• Número telefónico (fijo y móvil)
• Dirección física y/o comercial
• Cargo y empresa del usuario

5.2. Datos Específicos de Seway Plus y Servicios de Transporte

• Información de vehículos (placas, modelo, marca, año)
• Datos de ubicación GPS en tiempo real
• Historial de rutas y trayectos realizados
• Datos de conductores y operadores de transporte
• Información de carga y eventos logísticos
• Registros de eventos del sistema (paradas, entregas, incidencias)
• Datos de velocidad, aceleración, frenado y comportamiento vehicular
• Información de consumo de combustible y mantenimiento
• Credenciales de acceso a la aplicación (usuario y contraseña encriptada)

5.3. Datos de Usuarios de Sistemas Desarrollados

• Información de usuarios de aplicaciones personalizadas
• Datos de empresas clientes y sus representantes
• Historial de acceso a sistemas
• Información de proyectos y módulos utilizados
• Preferencias de configuración y perfiles de usuario

5.4. Datos Comerciales y Transaccionales

• Información de facturación y contratación de servicios
• Historial de proyectos y servicios contratados
• Información de licencias y suscripciones
• Comunicaciones y correspondencia comercial

5.5. Datos Técnicos y de Navegación

• Dirección IP
• Tipo de navegador y sistema operativo
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Cookies y tecnologías similares
• Logs de acceso a sistemas y aplicaciones

6. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales recolectados por SETIC serán utilizados para las siguientes finalidades:

6.1. Finalidades Generales

• Identificar y autenticar a los usuarios de nuestros servicios
• Gestionar, administrar y prestar los servicios solicitados
• Atender solicitudes, consultas, quejas y reclamos
• Enviar información técnica, comercial y promocional sobre nuestros servicios
• Establecer y mantener relaciones comerciales con clientes
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y preferencias
• Mejorar nuestros productos, servicios y experiencia del usuario
• Realizar encuestas de satisfacción y análisis de calidad
• Enviar notificaciones sobre actualizaciones, mantenimientos y cambios en los servicios
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias
• Facturación y gestión de pagos

6.2. Finalidades Específicas para Desarrollo de Software

• Desarrollo a la Medida: Crear, mantener y mejorar soluciones tecnológicas personalizadas para clientes de cualquier sector
• Consultoría Tecnológica: Asesorar a empresas en transformación digital y optimización de procesos tecnológicos
• Administración de Proyectos: Gestionar el ciclo de vida completo de proyectos de desarrollo
• Capacitación y Soporte: Entrenar usuarios y brindar soporte técnico continuo

6.3. Finalidades Específicas para Seway Plus

• Gestión integral de operaciones de transporte y logística
• Monitoreo en tiempo real de vehículos y rutas
• Control de despachos y entregas
• Generación de reportes de ubicación, comportamiento vehicular y eventos logísticos
• Optimización de rutas y gestión de combustible
• Análisis de desempeño de conductores y operadores
• Prevención de robos y mejora de seguridad logística
• Cumplimiento de regulaciones de transporte

6.4. Finalidades de Soporte y Servicio al Cliente

• Gestión y resolución de incidencias técnicas
• Mantenimiento preventivo y actualización de sistemas
• Capacitación y entrenamiento de usuarios finales
• Seguimiento post-venta y mejora continua

7. Legitimación para el Tratamiento de Datos

El tratamiento de sus datos personales se fundamenta en:

• Consentimiento informado: Al aceptar expresamente esta política o al proporcionar sus datos a través de nuestros formularios, sistemas o canales de comunicación
• Ejecución de un contrato: Cuando el tratamiento sea necesario para la ejecución de un contrato de servicios del cual usted es parte
• Obligación legal: Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir con obligaciones legales aplicables a SETIC
• Interés legítimo: Para mejorar nuestros servicios, prevenir fraudes y garantizar la seguridad de nuestros sistemas y usuarios

8. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos:

• Derecho de Acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SETIC
• Derecho de Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos
• Derecho de Cancelación: Solicitar la supresión de sus datos cuando no se requieran para las finalidades para las cuales fueron recolectados
• Derecho de Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias
• Derecho a Revocar la Autorización: Revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, sin que ello implique efectos retroactivos
• Derecho a Presentar Quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley
• Derecho a la Portabilidad: Solicitar una copia de sus datos en un formato estructurado y de uso común (cuando sea técnicamente posible)

9. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para ejercer cualquiera de sus derechos como titular de datos personales, debe seguir el siguiente procedimiento:

9.1. Presentación de la Solicitud

Las solicitudes deben enviarse a través de cualquiera de los siguientes medios:

• Correo electrónico: gerencia@setic.co
• Correo físico: Calle 54 # 64 B 06 BL 39 OF 102, Medellín - Antioquia, Colombia
• Teléfono: 320 684 8516

9.2. Información Requerida

La solicitud debe contener como mínimo:

• Nombre completo y número de identificación del titular
• Descripción clara y precisa de los datos sobre los cuales desea ejercer alguno de los derechos
• Dirección física o electrónica para recibir respuesta
• Documentos que acrediten la identidad del titular o la representación legal (si aplica)
• Descripción clara de la solicitud (acceso, rectificación, cancelación, oposición, etc.)

9.3. Plazos de Respuesta

SETIC responderá su solicitud dentro de los siguientes plazos:

• Consultas: Máximo 10 días hábiles contados desde la fecha de recibo de la solicitud
• Reclamos: Máximo 15 días hábiles contados desde la fecha de recibo del reclamo
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

9.4. Gratuidad

El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición es gratuito. Solo se podrá cobrar por costos de reproducción o envío de la información (si aplica).

10. Transferencias y Transmisiones Internacionales de Datos

SETIC podrá transferir o transmitir sus datos personales a terceros ubicados dentro o fuera de Colombia, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política.

10.1. Proveedores de Servicios Tecnológicos

Sus datos pueden ser compartidos con los siguientes proveedores:

• Amazon Web Services (AWS): Para servicios de correo electrónico (Amazon SES) y almacenamiento en la nube. Los datos pueden ser procesados en servidores ubicados en Estados Unidos o en otras regiones donde AWS opera
• Proveedores de hosting: Para alojamiento de sitios web y aplicaciones
• Proveedores de GPS y telecomunicaciones: Para servicios de monitoreo satelital y rastreo vehicular en Seway Plus
• Proveedores de infraestructura en la nube: Para garantizar escalabilidad y disponibilidad de servicios

10.2. Alianzas y Asociaciones

En el contexto de nuestra alianza estratégica con Innovaciones Tecnológicas Cargacontrol S.A.S., se pueden compartir datos personales cuando sea necesario para la integración de servicios y el cumplimiento de finalidades conjuntas acordadas.

10.3. Garantías de Protección

Todas las transferencias internacionales se realizan garantizando niveles adecuados de protección de datos, mediante contratos de procesamiento de datos que incluyen cláusulas de protección estándar y obligaciones de confidencialidad y seguridad.

10.4. Otros Destinatarios

Sus datos también pueden ser compartidos con:

• Autoridades judiciales y administrativas cuando sea requerido por ley
• Auditores y asesores profesionales bajo obligaciones de confidencialidad
• Empresas del grupo empresarial (si aplica)
• Terceros con su consentimiento expreso

11. Medidas de Seguridad de la Información

SETIC ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger sus datos personales contra pérdida, robo, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción.

11.1. Medidas Técnicas

• Cifrado de datos sensibles mediante protocolos SSL/TLS
• Contraseñas encriptadas con algoritmos seguros
• Firewalls y sistemas de detección de intrusos
• Copias de seguridad periódicas (backups) en múltiples ubicaciones
• Actualizaciones de seguridad regulares en sistemas y software
• Certificados de seguridad en sitios web (HTTPS)
• Control de acceso basado en roles y permisos
• Logs y auditorías continuas de acceso a sistemas
• Protección de aplicaciones móviles (Seway Plus) con encriptación end-to-end

11.2. Medidas Organizativas

• Políticas de confidencialidad para empleados y colaboradores
• Acuerdos de confidencialidad y NDA con terceros que accedan a datos
• Capacitación continua en protección de datos y seguridad de la información
• Procedimientos de respuesta ante incidentes de seguridad
• Limitación de acceso a datos según necesidad de conocimiento
• Protocolos de gestión segura de contraseñas y credenciales
• Revisiones periódicas de controles de seguridad

11.3. Notificación de Brechas de Seguridad

En caso de detectar una brecha de seguridad que pueda afectar significativamente sus derechos y libertades, SETIC notificará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los plazos legalmente establecidos.

12. Tiempo de Conservación de Datos Personales

SETIC conservará sus datos personales durante los siguientes períodos:

Transcurridos los períodos establecidos, los datos serán eliminados de forma segura, salvo que exista una obligación legal de conservación, una orden judicial, o sea necesario para el ejercicio o defensa de reclamaciones.

13. Uso de Cookies y Tecnologías Similares

Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico web y personalizar contenido.

13.1. Tipos de Cookies Utilizadas

• Cookies esenciales: Necesarias para el funcionamiento básico del sitio web
• Cookies de rendimiento: Nos ayudan a entender cómo los visitantes interactúan con el sitio
• Cookies funcionales: Permiten recordar sus preferencias y personalizar su experiencia
• Cookies de análisis: Utilizadas para mejorar nuestros servicios y optimizar funcionalidades

13.2. Control de Cookies

Puede configurar su navegador para rechazar cookies o para que le notifique cuando se envíe una cookie. Sin embargo, si desactiva las cookies, algunas funcionalidades del sitio pueden no estar disponibles. Además, en las aplicaciones móviles como Seway Plus, se pueden usar tecnologías similares para garantizar la funcionalidad de los servicios de ubicación y monitoreo.

14. Derecho a Presentar Quejas ante la Autoridad de Control

Si considera que sus derechos han sido vulnerados en relación con el tratamiento de sus datos personales, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de control:

15. Modificaciones a la Política de Privacidad

SETIC se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales, tecnológicos o empresariales.

Cualquier modificación será publicada en nuestro sitio web (https://setic.co) con al menos 10 días hábiles de anticipación a su entrada en vigor. Para cambios sustanciales, se solicitará nuevamente su consentimiento cuando sea requerido por ley.

Le recomendamos revisar periódicamente esta política para mantenerse informado sobre cómo protegemos sus datos.

16. Aceptación y Consentimiento

Al proporcionar sus datos personales a través de nuestros formularios, sistemas, aplicaciones o canales de comunicación, y al aceptar expresamente esta Política de Tratamiento de Datos Personales, usted declara:

• Haber leído, entendido y aceptado los términos de esta política
• Autorizar de manera libre, previa, expresa e informada a SETIC para recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas
• Conocer sus derechos como titular de datos personales y el procedimiento para ejercerlos
• Estar de acuerdo con la transferencia internacional de datos en los términos establecidos
• Autorizar el tratamiento de datos específicos para Seway Plus, incluyendo ubicación GPS y datos de conducción

17. Contacto y Atención al Titular

Para cualquier consulta, duda o comentario sobre esta Política de Tratamiento de Datos Personales, o para ejercer sus derechos como titular, puede contactarnos a través de: